SPC

Směrnice o pravidlech nakládání s osobními údaji klientů, poskytování informací a vedení dokumentace o klientovi

SMĚRNICE č. 18

OBSAH:

  1. Úvodní ustanovení
  2. Podmínky poskytování poradenských služeb
  3. Dokumentace, její zpracování a předávání
  4. Práva a povinnosti žáků, studentů a zákonných zástupců dětí a nezletilých žáků dle školského zákona
  5. Poskytování informací
  6. Závěrečná ustanovení 

I. Úvodní ustanovení

Tato směrnice upravuje hlavní zásady, které jsou pracovníci Speciálně pedagogického
poradny (dále jen SPC) povinni dodržovat při jednání s klienty, příp. s jejich zákonnými zástupci / opatrovníky, a při nakládání s dokumentací týkající se klientů (spisy klientu).
Směrnice je vydána v souladu vyhláškou č. 72/2005 Sb., o poskytování poradenských služeb ve školství, se zákonem č. 561/2004 Sb. o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění

II. Podmínky poskytování poradenských služeb

SPC poskytuje bezplatně 1)standardní poradenské služby žákům / zákonným zástupcům / opatrovníkům, školám a školským zařízením v souladu s platnou legislativou. Tyto služby jsou poskytovány na žádost žáků, jejich zákonných zástupců/opatrovníků, škol nebo školských zařízení. Podmínkou poskytnutí poradenské služby je písemný souhlas žáka, v případě nezletilého žáka písemný souhlas jeho zákonného zástupce / opatrovníka 2).
Jedná se o „informovaný souhlas“, proto žák (v případě nezletilého žáka jeho zákonný zástupce / opatrovník), je předem informován o povaze, rozsahu, trvání, cílech a postupech nabízených poradenských služeb, o všech předvídatelných rizicích a nevýhodách, které mohou vyplynout z poskytované poradenské služby, prospěchu, který je možné očekávat, i možných následcích toho, když poradenská služba nebude poskytnuta.

III. Dokumentace, její zpracování a předávání

SPC zpracovává záznamy o vyšetření, záznamy o poskytnuté individuální péči a záznamy
o spolupráci se školami a školskými zařízeními; tyto záznamy se stávají součástí spisu klienta.

Spis klienta obsahuje

  1. a) anamnestické údaje, školní a lékařské dotazníky, příp. písemné zprávy specialistů, jiných
    poradenských zařízení apod.;
  1. b) záznamy o průběhu vyšetření, záznamové listy použitých diagnostických nástrojů, příp.
    kopie školních prací;
  1. c) písemné závěry z vyšetření včetně doporučení – slouží tak jako podklady pro výchovně
    vzdělávací opatření a správní rozhodnutí ředitelů škol, příp. školských zařízení; určeny
    jsou pro zákonné zástupce/opatrovníky, školy a další instituce.

1) Poskytování poradenských služeb za úplatu řeší ustanovení § 8 vyhlášky č. 72/2005 Sb.
2) Souhlasu není třeba v případech stanovených zvláštními právními předpisy (např. zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí)

Školní matrika

Je vedená v elektronické podobě a obsahuje soubor všech spisů klientů, kteří jsou v SPC evidováni:

  1.  jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, příp. státní občanství,
  2.  datum zahájení a ukončení poradenské péče,
  3.  údaje o zdravotní způsobilosti, popřípadě o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na posuzovanou problematiku,
  4.  údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je tento údaj zletilým žákem, zákonným zástupcem nezletilého žáka/opatrovníkem poskytnut,
  5. označení školy, ve které se dítě, žák nebo student vzdělává,
  6. jméno a příjmení zákonného zástupce/opatrovníka, místo trvalého pobytu a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

Zpracovávání záznamů podléhá ustanovením zákona o ochraně osobních dat, proto je možné pouze se souhlasem subjektu údajů (resp. jeho zákonného zástupce/opatrovníka). Bez souhlasu je lze zpracovávat pouze tehdy, jestliže je zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce.
Předávání záznamů podle příslušných ustanovení zákona o ochraně osobních údajů je zpracováním osobních údajů rovněž jejich předávání. Proto je k předávání výsledků šetření (včetně písemných výstupů) nezbytný souhlas subjektu údajů (resp. zákonného zástupce/opatrovníka); v případě údajů o zdravotním stavu je nezbytný výslovný souhlas se zpracováním citlivých údajů.

Vedení a ukládání veškeré dokumentace, evidence klientů a administrativa
související se standardními činnostmi je na pracovišti SPC vedena v souladu s předpisy o ochraně dat, v souladu se Spisovým a skartačním řádem a s touto směrnicí.

Zajištění ochrany osobních údajů klientů
K zajištění ochrany osobních údajů klientů jsou v rámci SPC nařízena tato
bezpečnostní opatření:

  1. zabezpečení objektů a místností (automatický vrátný, zámky)
  2. uložení spisů klientů v uzamykatelných skříních či kartotékách, případně místnostech (spisovny)
  3. spisy klientů nejsou vynášeny mimo prostory pracoviště
  4. v rámci jednotlivých pracovišť je třeba učinit taková technickoorganizační opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněnému zpracování či jinému zneužití
  5. je třeba zabránit záměně dokumentace během zpracování, které by případně poškodilo klienta
  6. pracovníci zpracovávají osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu stanoveném zadáním, povahou řešeného případu
  7. je zajištěno řádné uložení zálohovaných dat na elektronických nosičích

SPC je registrováno u Úřadu pro ochranu osobních údajů jako správce osobních údajů, které v rámci souhlasu subjektu údajů (resp. jeho zákonných zástupců, opatrovníků)zpracovává za účelem ochrany důležitých zájmů subjektu údajů, případně posuzování zdravotního stavu, za účelem statistického zpracování a archivnictví vedeného na základě zákona. Subjektem údajů jsou klienti poradny. Obsahem spisu klientů jsou osobní údaje, v některých případech citlivé údaje. Zdrojem osobních údajů je přímo subjekt údajů (resp. jeho zákonný zástupce, opatrovník), případně jiný správce (zpravidla škola či lékař). Osobní údaje jsou zpracovávány ručně vlastními pracovníky poradny. Příjemcem, kterému mohou být údaje sdělovány, jsou fyzické či právnické osoby v ČR (např. rodina, škola, lékař). Ochrana osobních údajů obsažených v manuálním zpracování je zajištěna zabezpečením objektů a místností.

Povinnost mlčenlivosti

Pracovníci SPC jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o přijatých bezpečnostních opatřeních. Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení poradenského zásahu, ukončení poradenské péče, ale i pracovního poměru. Povinnost zachovávat mlčenlivost se nevztahuje na informační povinnost dle zvláštních zákonů (oznamovací povinnost).

Osobní údaje

Za ochranu osobních údajů klientů na úrovni zabezpečení pracoviště odpovídá příslušný vedoucí pracoviště. Za ochranu osobních údajů v průběhu poradenského intervence, kdy spis není uložen v kartotéce nebo spisovně, odpovídají jednotliví pracovníci, kteří s ním pracují. Proto je každý pohyb spisu řádně evidován v jednacím protokolu v souladu se spisovým řádem.
Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu, která je nezbytně nutná k účelu jejich zpracování, po uplynutí této doby mohou být uchovávány pouze pro statistické, vědecké a archivní účely.

 IV. Práva a povinnosti žáků, studentů a zákonných zástupců dětí a nezletilých žáků dle školského zákona
Žáci/zákonní zástupci/opatrovníci mají právo na informace a pomoc školského
poradenského zařízení v záležitostech týkajících se vzdělávání podle tohoto zákona. Stejně
tak mají právo vyjadřovat se ke všem rozhodnutím týkajícím se podstatných záležitostí jejich
vzdělávání, přičemž vyjádřením žáků musí být věnována pozornost odpovídající
jejich věku a stupni vývoje.

Zletilí žáci/zákonní zástupci/opatrovníci jsou povinni informovat školské zařízení o změně zdravotní způsobilosti, zdravotních obtížích nebo jiných závažných skutečnostech, údajích (a jejich změnách) podstatných pro průběh vzdělávání nebo jejich bezpečnost. Žáci jsou povinni dodržovat předpisy a pokyny školského zařízení k ochraně zdraví a bezpečnosti, s nimiž byli seznámeni.

Zákonní zástupci/opatrovníci žáků jsou povinni docházet řádně do školského
zařízení, na vyzvání ředitele se osobně zúčastnit projednání závažných otázek týkajících se
vzdělávání žáka. Jsou povinni informovat školské zařízení o změně zdravotní způsobilosti, zdravotních obtížích žáka nebo jiných závažných skutečnostech, údajích (a jejich změnách), které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání.

V. Poskytování informací

Závěry z vyšetření v podobě písemné zprávy jsou vydávány osobně subjektu údajů (resp. jeho zákonnému zástupci/opatrovníku), na jeho výslovnou žádost mohou být odeslány poštou.
Zpravidla zprávu vyzvedne rodič/opatrovník, který pak rozhodne o další distribuci kopií.
Třetí osobě (škola, lékař apod.)je možno sdělit výsledky vyšetření výhradně na základě písemné žádosti subjektu údajů (resp. jeho zákonného zástupce/opatrovníka), a to po seznámení
s obsahem dokumentu.
Požádá-li subjekt údajů (resp. jeho zákonný zástupce/opatrovník) o informaci o zpracování svých osobních údajů, je mu správce (SPC) povinen tuto informaci bez zbytečných odkladů předat. Obsahem této informace je sdělení o účelu zpracování, sdělení o osobních údajích, které jsou předmětem zpracování, a jejich zdroji, sdělení o povaze automatického zpracování, sdělení o příjemci, případně kategorii příjemců.
Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu převyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.

VI. Závěrečná ustanovení

Tato směrnice je závazná pro všechny pracovníky SPC Slaný.
Účinnosti nabývá dne 1. 9. 2014.

Stránky: 1 2 3 4